La trazabilidad documental puede definirse como el conocimiento del origen, trayectoria y localización de un documento. Su principal ventaja es trabajar con mayor eficiencia al determinar automáticamente la ubicación de los archivos dentro de la biblioteca digital de una empresa.
Los datos que se trazan en cada documento
Un sistema de gestión documental con trazabilidad completa registra automáticamente:
- Origen: la persona que creó el documento o lo envió
- Plazos y avisos: fechas de entrega y plazos de aprobación departamental
- Operaciones: todos los cambios realizados y quién los hizo
- Localización: posición dentro de las bibliotecas digitales y redes departamentales
Métodos de control en iDOC
Sistema de avisos: una colección de notificaciones dirigidas al personal responsable de cada documento, asegurando el cumplimiento de plazos y evitando que archivos importantes queden estancados en departamentos.
Estado del documento y control de versiones: permite revertir documentos a estados anteriores previos a la aparición de errores a través de un historial completo de modificaciones.
4 ventajas concretas de la trazabilidad documental
1. Evita la pérdida de archivos. Los documentos circulan por múltiples departamentos. El conocimiento preciso de su localización en todo momento previene la pérdida de datos.
2. Transmite calidad y fiabilidad. Las organizaciones que mantienen un control exhaustivo de documentos generan confianza. Los sistemas de gestión digital minimizan los errores al manejar datos personales y comerciales.
3. Agiliza los procesos. Los gestores documentales pueden usar la trazabilidad para identificar tareas incompletas, modificaciones sin resolver o plazos próximos antes de que se conviertan en problemas.
4. Cumple con la legalidad. Las Leyes de Protección de Datos exigen un control adecuado de los datos personales. Los sistemas de gestión documental facilitan el cumplimiento del RGPD al proporcionar acceso completo al historial de tratamiento de cada dato.