Digitalizar documentos va mucho más allá de escanear. La resolución elegida, el formato de archivo y el cumplimiento normativo determinan si un documento digital tiene validez legal y si su calidad es suficiente para el uso previsto.
¿Qué resolución es la adecuada?
La resolución de imagen se define como el grado de detalle o calidad de una imagen digital. Se mide en DPI (puntos por pulgada): a mayor densidad de píxeles, mayor calidad. Sin embargo, más allá de un punto determinado, aumentar la resolución solo incrementa el tamaño del archivo sin mejorar la calidad percibida.
La resolución adecuada depende del uso final del documento:
- 75 DPI para visualización en pantalla
- 300 DPI para impresión en offset de calidad
Para determinar la resolución óptima en cada caso existen tres métodos prácticos:
- Prueba y error con documentos reales, con la colaboración del proveedor, el cliente y los responsables de IT
- Referencias institucionales, como las recomendaciones documentadas del Archivo General de Castilla y León para distintos tipos de documentos
- Calculadoras de calidad de imagen, como la de la Universidad de Illinois, que tiene en cuenta dimensiones originales, elementos visuales, factores de calidad y profundidad de bits
En cualquier caso, la preservación del documento nunca debe sacrificarse en beneficio de un tamaño de archivo manejable.
Validez legal de los documentos digitalizados
Para que un documento digitalizado tenga plena validez legal en España —especialmente las facturas—, debe cumplir los requisitos mínimos de calidad establecidos por la Agencia Tributaria. Estos estándares garantizan que el documento digital es fiel al original y no ha sido manipulado.
iScanCert, el software de digitalización certificada de Imagine, aplica automáticamente la configuración obligatoria requerida por la normativa vigente. De este modo, cada documento digitalizado con iScanCert cumple de forma automática con los requisitos legales para la sustitución del papel, sin que el usuario tenga que preocuparse por los parámetros técnicos.