iDOC incorpora una nueva funcionalidad que permite relacionar documentos entre sí sin moverlos de sus carpetas correspondientes, creando automáticamente un nuevo tipo de Carpeta Grupos de Documentos. El archivo original no se toca; solo se establece el vínculo.
¿Para qué sirven los Grupos de Documentos?
La funcionalidad es especialmente útil para vincular documentos relacionados que viven en carpetas distintas:
- Facturas de proveedor con sus albaranes correspondientes
- Propuestas de proyecto con los presupuestos asociados
- Contratos con sus anexos y modificaciones posteriores
- Cualquier conjunto de documentos que deban consultarse de forma conjunta
Los usuarios también pueden adjuntar rápidamente documentación de múltiples carpetas del sistema a comunicaciones por email directamente desde la interfaz de la carpeta de grupo.
Cómo funciona
El proceso es sencillo: basta con hacer clic derecho sobre un documento y seleccionar la opción de crear una carpeta de grupo. El sistema genera automáticamente un código no editable que garantiza la identificación única de la carpeta. Se pueden añadir documentos adicionales al grupo mientras permanecen en sus ubicaciones originales.
Los documentos muestran un icono de clip que indica sus asociaciones de carpeta de grupo. Los permisos funcionan de forma inteligente: los documentos con permisos especiales los conservan, mientras que los demás heredan los permisos de la carpeta de grupo.