Una gran parte de la documentación que entra y sale de las empresas está relacionada con los correos electrónicos. Integrarlos en la Gestión Documental es clave para aumentar la productividad y propiciar un trabajo fluido en la organización.
El problema habitual con los emails de empresa
Cuando varias personas reciben los mismos correos desde una cuenta compartida (info@, admin@…), se generan problemas difíciles de gestionar sin las herramientas adecuadas:
- No hay control sobre quién está procesando cada email
- Tareas que quedan pendientes o se resuelven por duplicado
- Los correos de empleados que se van quedan perdidos sin que nadie los herede
- Cada trabajador organiza su archivo de forma diferente, sin criterio común
- Saturación de correos con adjuntos, partes y versiones en trabajo en equipo
La solución con iDOC
iDOC integra los correos electrónicos de empresa con Outlook de forma que, aunque varias personas reciban los mismos emails, estos no se dupliquen y queden archivados en iDOC una sola vez. Gracias a las herramientas de Workflow y estados de documentos, cualquier empleado puede ver el estado de cada email: si está atendido, por quién y cuándo.
Los emails quedan así correctamente integrados en la política de gestión documental de la organización: almacenados con orden y clasificación, con múltiples parámetros para su localización posterior y con las mismas garantías de seguridad que el resto de la documentación corporativa.